Wie hole ich das Einverständnis neuer und bestehender Kontakte ein?

Beim erlaubnisbasierten Marketing müssen Sie immer das Einverständnis Ihrer Kontakte einholen. Sind Ihre Kontakte jedoch in der EU ansässig, unterliegen Ihre Listen mit Wirkung vom 25. Mai der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Verordnung wirkt sich auf Ihre Erfassung und Verarbeitung von Kontaktdaten aus.

In diesem Artikel erklären wir, mit welchen Tools Sie das Einverständnis Ihrer Kontakte einholen und hinterlegen können. Weitere Informationen zur Einhaltung der DSGVO finden Sie unter Wie bereite ich mein Konto auf die DSGVO vor?

Bedenken Sie, dass es sich bei diesem Artikel um eine allgemeine Ressource handelt. Sie stellt keine Rechtsberatung dar. Sollten Sie weitere Fragen haben, empfehlen wir die Aufsuchung einer Rechtsberatung in Bezug auf Sie betreffende Themen. Beachten Sie, dass alle hier gezeigten benutzerdefinierten Feldwerte Beispiele sind und nicht als Vorlagen verwendet werden sollten.

Das Einverständnis neuer Kontakte einholen

Stellen Sie bei neuen Kontakten, für welche die DSGVO gilt, sicher, dass Sie deren ausdrückliche Erlaubnis, in Ihre Liste aufgenommen und Ihre Mailings zu erhalten, eingeholt haben. Dies sind einige Tools, die dabei hilfreich sind:

  • Hinzufügen von Kontrollkästchenfeldern zu Ihren Landing Pages und Formularen. Mithilfe dieser Felder können Sie das Einverständnis Ihrer Kontakte einholen und hinterlegen. Außerdem können Sie damit Links zu Ihren Datenschutzerklärungen und anderen externen Seiten, die Ihre Kontakte vor einem Opt-in einsehen sollten, einfügen.
  • Aktivierung des Double Opt-ins für Ihre Listen. Rufen Sie Listen auf und wählen Sie über das Aktionen-Menü (drei vertikale Punkte) die Option Einstellungen. Aktivieren Sie unter Abonnement die Option Zusätzliche Bestätigungen erfordern.

Das Einverständnis bestehender Kontakte einholen

Sind Ihre bestehenden Listen bereits DSGVO-konform, müssen Sie Ihre Kontakte möglicherweise nicht erneut um ihr Einverständnis bitten. Sollten Sie vermuten, dass Ihre Listen den DSGVO-Anforderungen nicht gerecht werden, müssen Sie die entsprechenden Kontakte kontaktieren und sie erneut um ihr Einverständnis bitten. In diesem Fall könnten Sie sie darum bitten, ihre Kontaktdaten zu aktualisieren und dabei Einverständnisfelder hinzufügen, die aktiviert bzw. deaktiviert werden können.

Bei dieser Methode können Sie ein benutzerdefiniertes Textfeld für den Text der Einverständniserklärung verwenden. Erstellen Sie unter Listen >> Benutzerdefinierte Felder für jede Art der Einverständniserklärung, die Sie einholen möchten, ein benutzerdefiniertes Feld, das akzeptiert oder abgelehnt werden kann. Sie können außerdem auf Ihre Datenschutzerklärungen verlinken und Ihre Kontakte bitten, diese einzusehen.

Weitere Informationen zur Erstellung benutzerdefinierter Felder finden Sie unter Wie erstelle und nutze ich benutzerdefinierte Felder?

Was Sie tun können:
1. Identifizieren Sie anhand der Suchbedingungen die Kontakte, bei denen die DSGVO greift.
2. Weisen Sie diesen Kontakten das benutzerdefinierte Feld für die Einverständniserklärung zu:

a. Klicken Sie auf das oberste Kontrollkästchen und wählen Sie sämtliche Kontakte in der Liste aus. Erweitern Sie dann das Aktionen-Menü und wählen Sie Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
b. Wählen Sie über die Dropdown-Liste das benutzerdefinierte Feld aus. Setzen Sie den Standardwert auf die Ablehnung der Einverständniserklärung (die DSGVO erlaubt nicht, von einem erteilten Einverständnis auszugehen). Klicken Sie dann auf Anwenden.

  1. Schreiben Sie ihnen eine E-Mail, in der Sie sie bitten, ihre Kontaktdetails und Abonnement-Einstellungen zu überprüfen, indem sie auf den Link Kontaktdetails in der Nachrichtenfußzeile klicken. Wählen Sie dabei eine spezifische Betreffzeile, aus der Ihre Kontakte leicht den Grund Ihrer Kontaktaufnahme ablesen können.

Aktualisierungen am Einverständnis verfolgen

Bedenken Sie, dass Ihre Kontakte nach der Registrierung ihr Einverständnis auch widerrufen können. Der Entzug einer Einverständniserklärung bedeutet nicht automatisch, dass die Kontakte aus Ihren Listen entfernt werden. Um Änderungen zu verfolgen, können Sie:

  • einen benutzerdefinierten Filter einrichten, der automatisch auf alle Kontakte angewendet wird, die nicht ihr Einverständnis erklärt haben,
  • einen Workflow erstellen, der für Kontakte ausgelöst wird, die ihr Einverständnis anpassen. Verwenden Sie Benutzerdefiniertes Feld wurde geändert als Startelement und taggen Sie beispielsweise jene Kontakte, die ihr Einverständnis entzogen haben, damit Sie diese verfolgen und den nächsten Schritt festlegen können.